Работа мечты: координатор проектов

В одном из постов я подробно рассказывала о том, что такое предназначение человека и как найти своё. Я уверена: чтобы найти то, чем нравится и хочется заниматься, нужно знать, что вообще есть и из чего можно выбирать или что придумывать. Для этого нужно общаться с большим количеством людей и знать нюансы разных профессий. Как это сделать, если ваш круг общения не настолько широк? Заходить в мой блог и читать серию интервью с представителями разных профессий!

Все профессии нужны, все профессии важны – это не я придумала, но это правда. Предназначение не обязательно должно заключаться в ежедневном спасении мира или путешествиях. Предназначение для каждого своё. И, может быть, занятие, которое вам кажется скучным и обыденным, для кого-то другого – работа мечты. Просто он ещё не знает о том, что такая работа существует.

Так вот я хочу помочь вам узнать, чем можно заниматься, получая за это деньги, кем работать, что делать и что собой представляют разные профессии. Может быть, какая-то из них станет для вас работой мечты и даже окажется вашим предназначением.

Сегодняшняя героиня — Евдокимова Настя, координатор проектов. г. Москва.

Расскажи, какие проекты ты координируешь и в какой области работаешь?

В основном, я координирую крупные экономические форумы государственного масштаба – Красноярский экономический форум, Технопром (г.Новосибирск), форумы и съезды «Общероссийского Народного Фронта», фестивали.

Ты с детства знала, что хочешь заниматься организационной работой или выбор профессии произошел случайно?

Конечно, случайно. Мне кажется, мало, кто в детстве с уверенностью может сказать, что станет тем-то или тем-то. Хотя я с ранних лет знала, что у меня будет необычная работа, что я не соглашусь никогда не стены офиса или на что-то скучное и однообразное. Да и организаторские способности у меня довольно рано проявились, например, я никогда не езжу отдыхать через турфирмы, мне намного интереснее и выгоднее все сделать самой.

Какое у тебя образование? В институте учат на профессию координатора проектов или есть что-то смежное?

У меня диплом психолога и незаконченное второе образование — журналистское. В принципе, ни то, ни другое мне не пригодилось. Самое забавное, что как раз-таки на организатора не научат ни в одном институте, ни на каких курсах и не расскажут ни в одном видеоблоге. Ты либо организатор по своей природе. либо – нет. Когда мы на проект ищем сотрудников, мы на образование не смотрим совершенно, в нашей области важны совсем другие качества, в первую очередь – личностные.

Как давно ты работаешь координатором? Ты сразу получила эту должность или до этого работала где-то ещё?

В своей компании я работаю чуть меньше года. И мне самой странно, что прошло так мало времени, потому что у меня день – за пять. Пришла я изначально на помощника руководителя проекта, но выполняла многие функции координатора. Моя руководительница очень быстро разглядела во мне потенциал и максимально стала включать меня в процесс. Первый проект я отвела под ее началом, последующие – уже как самостоятельная единица.

Что нужно, чтобы стать координатором проекта? Сразу после института можно получить такую работу или обязателен опыт? Где набираться опыта?

Нужно быть очень трудолюбивым, ответственным и стрессоустойчивым – пожалуй, вот три кита, на которых держится весь ивент. А еще выносливым и внимательным.

Думаю, что в любой области, включая мою, нет ответа на вопрос, можно ли получить данную работу после института. Это как повезет. Конечно, опыт – штука важная, но конкретно в моей компании спокойно могут взять человека неопытного, как было, например, со мной, и вырастить его уже на собственных дрожжах. Главное, чтобы ты показывал результат и умел качественно работать.

Координатор проекта должен быть трудолюбивым, ответственным и стрессоустойчивым.

Что входит в обязанности координатора проектов?

Координатор смотрит на проект сверху вниз, видит каждый проблемный вопрос, взаимодействует со всеми руководителями по направлениям. Каждый проект индивидуален и функционал на каждом проекте разный.

Например, я отвечаю за сайт – его своевременное наполнение, поэтому, как только у меня появляется контент, я пересылаю его администратору сайта и слежу, чтобы информация появилась на страничке.

Также в мои обязанности входит ведение технического сценария мероприятия, это так называемая «сетка». Это такой громадный документ, раскрашенный во все цвета радуги, по нему ориентируются все наши службы – где в каком зале проходит мероприятие, как оно называется, фамилия и контакты ответственного за этот зал со стороны администраторов, со стороны переводчиков, со стороны технической службы, со стороны площадки, у которой мы арендуем помещение под мероприятие. Какие-то прочие площадки – переговорные комнаты, дополнительные застройки, штабы.

Это со стороны выглядит просто, но когда программа или информация меняется каждый час, это довольно муторно и ответственно, потому что надо успеть всем вовремя разослать, чтобы коллеги видели изменения и корректировали в дальнейшем свою работу.

Также в мои обязанности входит работа с некоторыми подрядчиками – пишу им технического задание, координирую соблюдение договорных обязательств, отслеживаю оплату, сроки.

Подбор некоторого персонала – тоже моя задача. На проект периодически нужны люди «на подхвате», тогда я начинаю спамить свои ленты соцсетей, прошу у всех репоста. Когда подходящий человек находится, я заключаю с ним договор от имени компании, «выгружаю» в процесс, посвящаю в дело, отвечаю на какие-то его вопросы, потому что новичкам обычно сложно и нередко на первых этапах мы работаем вместе, чтобы я успела что-то проверить и подкорректировать.

Ну и документация, без нее никуда. Отчеты, официальные письма на имя глав города, в котором у нас мероприятие, согласования, переписка – это все занимает много времени и, пожалуй, это единственная моя обязанность, от которой я бы с удовольствием отказалась, потому что бюрократия – это не мое, под это должны быть заточены мозги, а по мне так все эти отчеты – трата времени, и если у тебя действительно серьезный вопрос или провис в работе, надо напрямую выходить к руководству и решать вопрос, не обозначая это в отчете.

Обычно в рамках форумов, помимо основной программы, которую пишет программная дирекция, есть еще дополнительные мероприятия, внедренные в программу. Они такие же важные и необходимые форуму, просто с ними не ведет работу программная дирекция, тогда подключаюсь я – предоставляю залы, запрашиваю техническое задание на застройку, веду работу с ответственными по содержанию, показываю площадку уже на месте. Не всегда бывает все гладко, потому что какой-то доп может всплыть за день до форума, а все залы уже расписаны и возможности предоставить зал физически нет, приходится выкручиваться, находить внешнюю площадку, везти туда волонтеров, организовывать трансфер.

Мне нужно знать чуть ли не на зубок контракт, заключенный с заказчиком, потому что это наш основной документ, мне нужно знать подрядчиков, сметы, контакты всех ответственных, потому что руководитель не всегда справляется с огромным объемом работ и делегирует что-то мне.

С чего начать человеку, который хочет попробовать себя в этой профессии? Каковы первые шаги и необходимые ключевые навыки? Нужно уметь командовать?

Для начала понять для себя – надо ли вам это вообще? Многие люди, когда я рассказываю о своей работе, начинают завидовать или говорить, что тоже бы хотели попробовать поработать в такой интересной сфере. Многие идеализируют ивент, считают это творческой профессией. Так вот, я вам так скажу: ивент – это точная наука, здесь надо иметь аналитический и чуть ли не математический склад ума, а также очень волевой и сильный характер. Если вы по натуре мягкий, уступчивый человек, а также цените свое время и свою личную жизнь выше, чем что-либо еще, то данная область точно не для вас.

Нужно не столько уметь командовать, сколько уметь делегировать и объяснять, какой в итоге результат ты должен получить. Я не могу сказать, что я «командую» — совсем не то слово. Я ставлю задачу и требую ее выполнения, притом это может быть сказано в очень корректной, мягкой или даже шутливой форме.

Где и как искать такую работу? По знакомству? На обычных сайтах с вакансиями есть такие предложения?

Не хочу никого расстраивать, но, увы, да, по знакомству и только по нему. Меня саму привела моя знакомая. Если вы заглянете на сайты поиска работ, то ничего путного вам там не предложат. А если и предложат, то за какие-то смешные деньги, хотя ивент – сфера очень прибыльная!

Я бы посоветовала, если вы точно определись для себя стать ивент-менеджером, найти в поиске максимальное количество ивент-агентств и сделать холодную рассылку на всевозможные э-меилы, которые там указаны. Не факт, что вам ответят, но попытка не пытка.

Также можно пошерстить интернет на предмет интересных для вас проектов – музыка, мода, кино, политика, зайти на сайт конкретного мероприятия и писать на указанный электронный адрес с запросом о работе. На крупных проектах люди требуются всегда, и чем раньше вы о себе заявите, тем лучше. Разумеется, сразу высокую должность занять вряд ли получится, но надо же с чего-то начинать.

Если вы хотите начать работать координатором проекта, найдите в поиске максимальное количество ивент-агентств и сделайте холодную рассылку на всевозможные электронные адреса, которые там указаны.

Координатор проекта работает в офисе или предполагаются разъезды? А, может быть, можно координировать удалённо?

Работать в ивенте и никуда не выезжать невозможно. Во время подготовки к проекту ты работаешь в офисе. Чем ближе к проекту, тем чаще ты летаешь в командировки или выезжаешь на площадку, если мероприятие в твоем городе. Приезжаешь примерно за 3-2 недели до мероприятия и уже остаешься до его конца.

Кстати, такой график работы, на мой взгляд, самый идеальный для тех, кто не терпит жизнь в офисе. Я очень люблю командировки и считаю их огромным плюсом своей работы.

Расскажи, как строится твой рабочий день? Во сколько ты начинаешь работу и во сколько заканчиваешь? Сколько у тебя выходных в неделю и какой отпуск?

Рабочий день в офисе начинается в 10 часов. Официально заканчивается в 19. Но в нашей сфере переработки – обычное дело, к ним надо просто привыкнуть, и они перестанут пугать. Самое частое я ухожу домой в 20-21, но в особо горячий период могу уйти и в полночь. Выходных у меня два, как и везде, но опять же, если есть, чем заняться, могу и дома поработать за компьютером.

Когда уже выезжаешь но площадку, то рабочий день, в прямом смысле, круглосуточный. На днях я вернулась из Красноярска, где вставала в 6.30 и уходила спать в 1-2 ночи. Все это время ты работаешь. 18-часовой рабочий день — обычное дело в ивенте.

Отпуск 28 рабочих дней, можно брать по 2 недели, но самое главное, чтобы он не пересекался ни с каким проектом. Обычно летом наш офис вымирает. Но в любом случае ты можешь уехать куда-то и по договоренности с руководителем.

Какие плюсы и минусы есть у профессии координатора проектов?

Из минусов можно выделить то, что ты принадлежишь работе целиком и полностью – невозможно распланировать встречу вечером в пятницу – а вдруг срочная работа? Совсем не остается времени на личную жизнь, у наших девочек из компании ее почти ни у кого нет. Нет времени на спорт, на хобби, на культурную программу, на встречи с друзьями, вообще нет досуга практически. А еще колоссальный стресс и нервы, поэтому еще раз повторюсь – в данной области нужно быть очень психически стойким, эмоциям здесь не место.

Плюсов тоже достаточно – хорошие деньги, интересная и по-настоящему значимая работа: иногда я думаю, какие по масштабу мы делаем мероприятия, у меня аж волосы дыбом встают от осознания, что я к ним причастна. А еще в эту работу влюбляешься, болеешь ею. Поездки в командировки – для любителей путешествовать огромное преимущество. Да и сама по себе эта работа дает очень большой опыт – не только профессиональный, она воспитывает личность, ты вдруг обнаруживаешь в себе такие ресурсы, о которых просто никогда не догадывался. Например, я знаю, что после этой работы мне будет все по плечу – любой проект, любая работа, любой график. Ну а самый главный плюс – это люди, которые встречаются на твоем пути. Они не только профессионалы своего дела, они просто прекрасные люди, которые становятся тебе друзьями или хорошими знакомыми. Когда работа становится семьей – это самое восхитительное, что может быть.

Сколько зарабатывает координатор проекта?

Все зависит от компании и масштаба проектов. Чем лучше ты делаешь свое дело – тем больше ты стоишь. Все обсуждается и нельзя бояться просить повышения, если понимаешь, что лопатишь объем работ за троих. В целом, одна из причин, почему я не нашла себе что-то поспокойнее – это деньги. Но надо не забывать, что чем больше платят, тем больше требуют, а это другими словами значит, что тебя и твое время просто покупают и используют по назначению.

Надеюсь, этот пост помог вам хотя бы чуть-чуть лучше понять, чем бы вам хотелось заниматься в жизни, а чем не очень.

А вы уже нашли работу своей мечты? Если вы хотите рассказать о своей работе и помочь другим определиться с выбором, напишите мне  [email protected]

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям, нажав на кнопки соцсетей ниже!

Другие статьи по теме:

Работа мечты: помощник судьи

Работа мечты: переводчик сериалов